Dalam proses penjualan online yang dilakukan teman-teman Accurate Digital Partner, follow up menjadi salah satu hal penting sebagai ujung tombak sebelum closing. Banyak para penjual yang meginginkan sekali ketemu prospek langsung closing, tetapi hal itu sangat jarang terjadi. Salah satu cara paling efektif untuk melakukan follow up dengan mengirimkan email. Tetapi bagaimana membuat email follow up agar mendapatkan respon dari calon prospek.
Melakukan follow up tidaklah mudah, apa lagi jika Anda harus menghubungi konsumen melalui telepon, pastinya mereka akan enggan melanjutkan pembicaraan. Terlebih ketika Anda harus menghubungi mereka terus menerus yang akan membuat calon konsumen risih. Untuk menyiasati hal tersebut, umumnya kita bisa melakukannya dengan menggunakan email.
Cara ini terbilang cukup efektif, semua orang akan membuka email mereka setiap hari. Baik itu untuk melihat laporan pekerjaan maupun hanya sekedar untuk melihat penawaran dari berbagai produk. Disini, Anda bisa memanfaatkan kesempatan ini sebagai salah satu cara untuk mendapatkan prospek dari konsumen yang Anda incar.
Jadi, agar email Anda mendapatkan respon Anda juga harus menuliskan email dengan baik. Anda harus mampu menghargai konsumen Anda dengan menghubungi mereka secara baik dan jelas sehingga membuat mereka mau menanggapi email Anda.
Baca Juga : Cara Membuat Caption Sosial Media yang Nendang
Membuat Email Follow Up Agar Di Respon
Dalam membuat email follow up tidak semudah yang di bayangkan. Karena follow up email adalah aktivitas komunikasi dua arah. Follow up email bukan seperti iklan atau konten yang cenderung komunikasi satu arah.
Yang harus Anda ketahui, mengutip dari Respona.com bahwa 91% email bisnis pasti di buka dan di baca dalam waktu sekitar 24 jam. Accurate.partners memahami, jika teman-teman Accurate.partners mengirimkan email kepada calon konsumen teman-teman, pasti ingin sekali email tersebut tidak dianggap spam.
Membuat email follow up bukanlah sesuatu yang mudah, tetapi cukup sulit. Untuk itulah Accurate.partners ingin membantu Anda semua dalam membuat email follow up yang bisa menghasilkan closing atau minimal mendapatkan respon.
Apa Tujuan Anda Membuat Email
Ketika Anda ingin membuat email, tentu email yang Anda buat haruslah memiliki tujuan. Baik itu sebagai email penawaran, email untuk iklan, maupun untuk hal lainnya. Semua haruslah memiliki tujuan yang jelas, agar memudahkan konsumen dalam mengerti maksud dan tujuan dari email tersebut.
Dengan mengetahui tujuan, Anda akan lebih mudah dalam menyusun kata-kata email untuk follow up. Dalam tahap tujuan, ada beberapa tujuan menuliskan email yang tepat, yaitu :
- Mendapatkan informasi : Anda ingin mendapatkan informasi mengenai ketertarikan calon konsumen terhadap penawaran yang Anda tawarkan.
- Mengajak untuk Bertemu : Dalam membuat email follow up, Anda juga bisa bertujuan untuk mengajak konsumen untuk bertemu.
Buat Subjek Email yang Tidak Terlihat Spam
Langkah selanjutnya yang bisa Anda lakukan dalam membuat email follow up, jangan membuat email terlihat seperti email spam. Buatlah seperti email untuk keperluan bisnis lainnya, berikan sesuatu yang beda dari email pada umumnya.
Subjek email haruslah di tulis semenarik mungkin, bagaimana calon konsumen mampu “terhipnotis” dengan email Anda, salah satunya dengan memberikan kata-kata menarik, agar mereka mau membuka email follow up yang Anda kirimkan.
Anda bisa menuliskan di subjek sebuah alasan, mengapa Anda harus mengirimkan email kepada calon konsumen tersebut. Cobalah untuk melakukannya dengan jelas dan ringkas, agar mereka bisa merasa lebih penting.
Pembuka To The Point
Ketika Anda menuliskan email, Anda harus ingat, tentang pembuka. Setelah mengucapkan kata salam, Anda harus menuliskan pembuka yang menarik dan bisa membuat penerima email langsung mengerti apa yang Anda sampaikan. Jangan menuliskan email pembuka secara bertele-tele. Banyak pembaca email tidak memiliki waktu banyak dalam membuka email mereka.
Anda bisa menggunakan format email seperti :
- Salam sapaan
- Paragraf pertama pembuka sebagai alasan mengapa Anda mengirimkan email
- Detail maksud dan tujuan
- Call to Action
- Sapaan penutup
Mungkin beberapa langkah tersebut bisa menjadi format yang bisa Anda manfaatkan untuk membuat detail email pembuka kepada konsumen. Membuat email follow up, selain subjek pembuka juga menjadi salah satu hal yang cukup penting.
Tunjukan Alasan Mengapa Anda Mengirim Email
Karena Anda membutuhkan sesuatu dari calon konsumen, sudah tentu Anda harus memberi tahu maksud dan tujuan dalam mengirim email tersebut. Kenapa Anda harus mengirimkan email kepada sih konsumen.
Dalam mengirimkan maksud dan tujuan, Anda harus mengirimkan email kepada calon konsumen, menjelaskannya sedetail mungkin kepada konsumen. Baik itu mengenai promosi produk, maupun sekedar menanyakan kelanjutan pembicaraan sebelumnya. Semuanya harus Anda lakukan dengan benar dan tepat.
Beri Tahu Untungnya untuk Mereka
Saat Anda menuliskan email untuk calon konsumen, sudah pasti hal yang pertama Anda pikirkan “Apa untungnya untuk konsumen”. Sebenarnya apa untungnya email ini untuk calon konsumen. Banyak penjual yang mengabaikan untuk mengirimkan email follow up, dikarenakan saat membuat email follow up yang ada dipikiran adalah apa untungnya untuk penerima email ini.
Ada tiga hal yang harus Anda ketahui saat ingin memberi tahu kepada calon prospek mengenai maksud dan tujuan email yang mereka kirimkan, yakni :
Sanjungan
Hal pertama, saat Anda membuat email follow up, pikirkan tentang sanjungan yang ingin Anda berikan kepada calon penerima email tersebut. Anda bisa memuji mereka dengan sanjungan di awal kalimat.
Manfaat
Anda juga harus menjelaskan mengenai manfaat produk Anda untuk mereka. Sehingga mereka tahu apa yang ingin mereka dapatkan dari produk Anda.
Menyesuaikan Bahasa Mereka
Ketika Anda ingin mengirimkan email kepada konsumen. Anda harus menggunakan bahasa sederhana yang mereka mengerti. Bahasa haruslah sesuai dengan bahasa yang biasa mereka gunakan. Gunakan diksi yang lugas, jelas, dan pendek.
Semakin mudah email Anda dimengerti, semakin mudah bagi penerima melakukan respon dengan cepat. Bahasa di email sangat penting untuk memudahkan calon prospek mengerti maksud dan isi email yang Anda kirimkan kepada mereka.
Jangan Terlalu Panjang
Pembaca email, selalu ingin mendapatkan apa yang mereka inginkan secara singkat dan jelas. Email yang lebih singkat akan mendapatkan respons yang cepat. Usahakan saat membuat email follow up, Anda menuliskan dengan kata-kata singkat dan lugas.
Jika diperlukan angka maka tuliskan angka tersebut. Apabila ada kata-kata yang tidak perlu, hilangkan kata-kata itu. Usahakan kata-kata di email tidak terlalu panjang, cukup dengan 200 kata saja dalam satu email. Anda juga bisa menyisipkan gambar sebagai pendukung email yang Anda kirimkan.
Jangan Lupa CTA
Hal yang tak boleh terlupakan, agar calon konsumen lebih mudah dalam melakukan respon terhadap email yang dikirimkan, Anda tidak boleh melupakan tombol CTA (Call To Action). Prospek tidak mengenal Anda secara pribadi.
Ketika Anda sudah membuat pembuka email follow up dengan baik, selanjutnya pikirkan bagaimana mereka akan membuka email Anda dan mereka langsung merespon email yang Anda kirimkan
Baca Juga : Cara Membuat CTA Powerfull
Anda bisa menggunakan berbagai macam CTA. Semua bisa disesuaikan dengan produk yang Anda tawarkan kepada calon prospek yang Anda kirimkan email tersebut.
Sebenarnya CTA sangat bagus, untuk membuat calon konsumen lebih mudah dalam melakukan sesuatu setelah mereka membaca email Anda.
Demikianlah beberapa langkah dalam membuat email follow up. Semoga penjelasan ini membuat Anda paham dalam membuat email prospek. Dan membuat Anda semakin banyak closing dari email. Selamat mencoba.
